Articolo apparso sul numero di Giugno 2018 di The Procurement.
In un’epoca in cui ormai a qualsiasi parola si può affiancare il termine “digitale” e continuare a costruire frasi di senso compiuto, non può certo sorprendere che anche l’approvvigionamento di beni e servizi si sposti con decisione in questa direzione.
Naturalmente parliamo di eProcurement, un neologismo che ben descrive il procacciamento e l’acquisizione di beni e servizi attraverso l’uso di piattaforme digitali basate sul Web. Questi sistemi afferisconoa un complesso di regole, modalità organizzative e procedure basati sull’impiego di software e tecnologie Internet e di commercio elettronico (eCommerce) tra aziende e aziende, tra aziende e privati o tra aziende e istituzioni pubbliche.
L’eprocurement è sicuramente una potenziale buona notizia per le PMI, per le quali diventa quanto mai fondamentale affrontare il tema delle competenze che permettano loro di operare con profitto su piattaforme digitali, a partire dalla semplice gestione di un albo fornitori. Certo, il digitale ha già di per sé sgravato di molto il “peso” e l’impegno richiesto rispetto, ad esempio, al mero inserimento cartaceo. Ma molte incertezze rimangono, soprattutto relativamente all’inserimento dei dati.
Ecco che allora limitare la richiesta di dati da inserire manualmente e attingere automaticamente da fonti che li mettano a disposizione diventano i presupposti imprescindibili di un sistema che all’orizzonte ha un destino sempre più smaterializzato, snello ed efficiente. E l’eProcurement può fornire risposte esaustive grazie a strumenti di accesso automatico in cloud a information provider o ad agenzie di rating. Tutto questo con un unico semplice fine: condividere le informazioni più variegate. Sia dati aziendali che economico finanziari, fino agli indicatori di solidità finanziaria e altro ancora. Tutti questi dati si riversano automaticamente nell’albo in modo strutturato, sono immediatamente fruibili e liberano il fornitore dall'inserimento manuale quanto l’ufficio acquisti dalle attività di verifica, analisi e valutazione, poiché si tratta di dati già certificati.
Anche i più accaniti sostenitori – o nostalgici – della carta devono ammettere che oggi scrivere, stampare, firmare, spedire, fotocopiare, archiviare, recuperare un documento sono attività che non possono più trovare un collocamento razionale nella quotidianità. Non solo perché sottraggono impunemente tempo (risorsa che percepiamo come sempre più scarsa) al flusso di lavoro, ma anche perché sono, gioco forza, esposte a maggior rischio di errori.
La terra promessa dunque? Sì e no. E lo scetticismo di questa risposta trova fisiologico collegamento allo scetticismo imperante che pare infettare i responsabili acquisti. Infatti, secondo quanto emerge dalla settima edizione della “Deloitte Global Chief Procurement Officer Survey”, che ha coinvolto 504 Chief Procurement Officer di 39 Paesi, solo il 18% dei CPO si affida a una strategia digitale di approvvigionamento.
Il settore sembra pervaso – ma potremmo con molta facilità estendere il discorso a tutto il nostro Bel Paese – da una sorta di scarsa fiducia nei confronti delle tecnologie digitali più innovative. Peggio di noi fanno solo Bulgaria, Grecia e Romania: l’Italia è infatti al 25esimo posto nella classifica che misura le performance dei Paesi europei per quel che riguarda il digitale. Il quadro che emerge dal Desi, il Digital Economy and Society Index, non lascia dubbi. Termini come intelligenza artificiale, robotica, blockchain paiono sviluppare moti di sospetto piuttosto che di curiosità e apertura. E, tornando al tema principale, manca comunque ancora la piena consapevolezza del ruolo giocato dalla funzione Procurement rispetto alla strategia digitale aziendale.
Ma la via indicata da Deloitte non pare lasciare spazio a incertezze. Un’efficace strategia di Digital Procurement, infatti, può avere diversi risvolti positivi: dallo strategic sourcing più predittivo, al transactional procurement più automatizzato, fino alle operation più intelligenti.
Evitare di puntare sull’eProcurement, che se ha una colpa è quella di semplificare le attività dell’ufficio acquisti, non sembra una scelta strategicamente produttiva. Dalla nascita della richiesta, passando per la negoziazione fino alla formalizzazione del servizio: le microimprese, grazie a questi sistemi che toccano ogni ambito del processo, potranno gestire con maggior facilità l’acquisto.
E il passo successivo è già dietro l’angolo. Da anni infatti sono diffusi sistemi di Business Intelligence, complici anche la crescita in termini di Big Data – trend confermato anche dalla sopra citata ricerca a firma Deloitte – e sviluppo delle tecnologie in ambito di business analysis e “Cloud”. Gli strumenti di analisi sono infatti sempre più parte integrante della nostra vita: basta avere un account social. Linkedin rende disponibile a tutti il dettaglio delle visite sul proprio profilo, su Facebook è invece sufficiente aprire una Pagina per accedere a una vera e propria dashboard ricca di dati e spunti. Insomma, l’analisi è tutta intorno a noi.
Partendo da questi elementi non è difficile immaginare il ruolo strategico che i dati possono avere per un’azienda. Innanzi tutto l’azienda è un’entità che produce quotidianamente una mole spaventosa di dati ed i dati inizialmente raccolti per un motivo, possono restituire output non solo interessanti ma anche strategici per scenari decisionali diversi dagli assunti iniziali. Certo, non basta averli a disposizione. Bisogna analizzarli attraverso la Business Intelligence, appunto, ossia il processo di raccolta, validazione, analisi ed estrazione dei dati.
E per fornire soluzioni competitive in un’epoca in cui le soluzioni si accavallano l’una con l’altra, bisogna ricercare la semplicità: ecco perché molti di questi sistemi sono studiati per essere facilmente comprensibili da persone che non hanno una spiccata formazione tecnica. Non solo, a rendere questi tools così accattivanti è anche la loro capacità di fornire funzionalità di analisi predittive, come l’andamento del numero di clienti, la domanda di alcuni specifici prodotti o l’efficacia delle campagne di marketing.
Il futuro quindi non pare essere solo digitale, ma soprattutto immateriale: immateriali saranno i processi, perché automatizzati, predittivi e veloci. Automatizzate saranno – ma lo sono già – alcune procedure che ci mettono al riparo da errori e stanchezza e ci rendono più produttivi laddove invece l’ingegno e il carisma umano non possono essere sostituiti da una pur affascinante massa di dati analizzata e processata – per quanto capace di tramutarsi in futuro.