Dal taglio all’ottimizzazione: come ridurre i costi inutili in azienda

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Ogni attività, dalle multinazionali alle piccole imprese, in maggiore o minore misura, si scopre a volte a investire risorse senza ottenere i risultati attesi, trasformando gli investimenti in costi inutili e inefficienze. Questi divengono pesi che contraggono la redditività aziendale e, in alcuni casi, costringono gli imprenditori a prendere decisioni drastiche: ridurre la produzione, trasferire le attività all’estero o, extrema ratio, licenziare i dipendenti. È possibile limitare, o addirittura eliminare, questi costi? Sì, ma sono necessarie organizzazione e azioni efficaci, focalizzate allo sviluppo.

Quando i costi diventano inutili?

Un errore comune quando si affronta il tema della riduzione dei costi è quello di limitarsi ad analizzarli da un punto di vista prettamente contabile: si raccolgono dati sulle spese, si evidenziano quelle che incidono in modo più significativo sul fatturato e poi si inizia a tagliare dove si può. Si contattano i fornitori per ottenere sconti, si eliminano i benefit e si pretende dai dipendenti una produttività maggiore. Queste azioni “detox”, messe in atto nel tentativo di risparmiare, comportano però dei rischi: tagliare costi che invece andrebbero sostenuti con una visione di medio lungo periodo e non agire su altri che invece potrebbero essere ridotti. Il risultato sono delivery verso il cliente di peggiore qualità e un clima aziendale interno fortemente negativo. Un meccanismo che impatta negativamente sia sulla competitività che sui risultati aziendali, costringendo di fatto l’azienda a ricorrere successivamente a un ulteriore taglio dei costi, alimentando un circolo vizioso potenzialmente infinito. Come individuare, allora, i costi inutili per l’azienda? Il primo strumento è costituito da un efficace controllo di gestione.

Il controllo di gestione per individuare gli sprechi

Per ridurre i costi senza diminuire il valore di prodotti e servizi è importante concentrarsi sugli sprechi, ovvero su tutto ciò che non produce valore. Il controllo di gestione è uno strumento essenziale per svolgere quest’operazione, poiché consente di analizzare le risorse economiche e i processi produttivi, assicurandone l’impiego più adeguato ai fini del guadagno e del raggiungimento degli scopi operativi. Un controllo di gestione efficace, infatti, è in grado non solo di ottimizzare l’utilizzo delle risorse aziendali, ma anche — e soprattutto — di distinguere con chiarezza i costi che è indispensabile sostenere da quelli non necessari.

Agire sulle metodologie per ridurre i costi

Nell’ottica di una proficua riduzione dei costi, tuttavia, non basta utilizzare strumenti — seppur validi — come il controllo di gestione, ma bisogna migliorare anche i metodi di lavoro. Per questa ragione, nelle aziende sono ormai strumenti consolidati le metodologie di management agile e lean, orientate a ridurre i tempi di lavoro e a individuare gli sprechi senza inficiare gli obiettivi e il valore generato. Trasporti, scorte eccessive, movimenti non necessari, attese, produzioni superiori agli ordini, processi inadeguati, difettosità e conseguenti rilavorazioni: ciascuno di questi elementi ha un costo, ma non fornisce valore per il cliente. Imparare a individuare gli sprechi all’interno dei processi produttivi, dunque, è il primo passo verso una significativa riduzione dei costi.

Ridurre i costi ragionando in ottica di sviluppo

Molto spesso poi la gravità della situazione impone di agire con grande velocità, rimandando solo a un secondo momento la ricerca di soluzioni per tornare a sviluppare l’azienda.  E il punto debole è proprio quello di frazionare queste due fasi: sviluppare l’azienda significa garantirne la sopravvivenza nel tempo e per sopravvivere occorre gettare le basi per aumentare la competitività dell’azienda. Queste due operazioni sono profondamente legate e si influenzano reciprocamente. La competitività di un’azienda viene definita dalla competitività dei suoi processi chiave. Tagliare risorse non significa tagliare i costi dei processi, ma solo tagliare i fattori che consentono ai processi di lavorare. Una decisione che a breve termine potrebbe illudere di aver recuperato un po’ di marginalità, ma che nel medio-lungo periodo provocherebbe una perdita di competitività e, conseguentemente, una riduzione dei ricavi e una ancora più ridotta marginalità. Cambiare il mindset aziendale, spostandolo dal concetto di “taglio dei costi” a quello di ottimizzazione delle risorse e dei processi, è l’unica garanzia di sviluppo e crescita nel tempo.

A cura di Alessandro Frè e Federico Ott per The Procurement.